Un board sans surprises

Un board sans surprises

"Au fait, j'ai entendu dire que [Personne importante] cherchait un job ailleurs."

La phrase jette un froid absolu. 🥶
Prononcée l'air de rien au cours d'un comité d'administration (board), elle est suivie d'un silence choqué. Et fait l'effet d'une bombe. 💣

Pour avoir vécu cette situation, je peux l'affirmer :
Un bon board est un board sans surprises.

  • 🙈 Pourquoi faut-il éviter les surprises en board ?
  • 👥 Quel est le rôle des 1:1s entre deux boards ?
  • 🤷‍♂️ À quoi diable sert un board si on n'y apprend rien ?
  • 🐣 Les investisseurs mangent-ils des Kinder Surprise ?

Vous saurez (presque) tout ça en lisant cette nouvelle édition "De start-up à scale-up".


🛠️ Un board, ça se prépare

Des gens en costume cravate et tailleur autour d'une table qui prennent l'air important et doivent prendre des décisions importantes.

Voilà comment on s'imagine un board meeting (comité d'administration).

Voilà ce que répond ChatGPT à "Picture of a board meeting session". J'ai rien inventé.

Pourtant, derrière ces aspects policés, les enjeux sont grands. Il s'agit de décider du futur de l'entreprise.

  • Que va-t-on faire ?
  • Que va-t-on arrêter ?
  • Qu'est-ce qui est acceptable et qu'est-ce qui ne l'est pas ?

Ce genre de décision ne se prend pas à la dernière minute. Un board dure au minimum 1 heure pour une très petite entreprise, peut durer toute une après-midi (4h) pour une entreprise comme OpenClassrooms tous les 3 mois. Parfois plus.

Vous pensez que cela ne prend que 4h tous les 3 mois aux personnes autour de la table ? Vous vous trompez lourdement ! 😬

L'intérêt des 1:1s

Un board comprend à peu près 7-10 personnes.

Pour que cela fonctionne, il faut que les board members aient des interactions en dehors du board.

En particulier, ils doivent se parler à deux assez fréquemment, au téléphone ou en visioconférence.

On parle de 1:1s ("one on one"), c'est-à-dire de conversations privées entre 2 individus. Si vous êtes 10, ça veut dire que chaque personne devrait avoir 1 ou 2 échanges de 30 minutes (parfois plus) avec chacun des 9 autres board members.

Faites le calcul, ça fait vite beaucoup.

Le but est que l'information circule. 🔄
Que les esprits s'alignent.

Le board meeting n'est que le moment final de l'alignement.

💡
Ce conseil de se parler entre les board meetings a l'air tout bête ? Il n'est pourtant pas assez suivi !
Avez-vous un échange par mois avec chaque board member en direct ? Faites les comptes, vous verrez !

☝️ Mon analyse

Il n'y a rien de pire qu'un board plein de surprises. C'est même, je dirais, le signal d'un board mal géré.

Il faut donc être très rigoureux en tant que fondateur / CEO :

  • Avoir au moins 1 échange par mois en privé avec chaque autre board member (1:1)
  • Avoir régulièrement des échanges plus informels en privé, lors d'un déjeuner ou d'un café (1:1)
  • Transmettre toutes les informations essentielles dès qu'on en a connaissance, avec une analyse et surtout un plan d'action concret, par e-mail.
  • Prévoir des temps informels en groupe en plus du board. Par exemple, chez OpenClassrooms nous avons systématiquement un dîner après le board de 4h... ce qui fait que le temps ensemble peut vite excéder 7-8h dans la journée.
  • Envoyer la documentation si possible 1 semaine avant le board pour que les autres aient le temps de lire et commenter. Ce sont notamment les slides qui seront projetées et d'autres documents.

Quelques exemples concrets pour illustrer :

1️⃣
Une personne clé vous a annoncé son départ ?
Notez les raisons, lancez immédiatement une recherche de remplaçant via un chasseur de têtes, puis informez vos board members par e-mail en indiquant ce qu'il s'est passé, pourquoi, et qui va rechercher la personne remplaçante.
2️⃣
Vous avez gagné un gros contrat ?
Partagez la bonne nouvelle par e-mail au board, indiquez le montant, pourquoi vous l'avez gagné et quelles sont les prochaines étapes.
3️⃣
Vous avez lancé un nouveau produit important ?
Annoncez-le là encore par e-mail, montrez à quoi il ressemble et partagez si possible les premiers retours (premières ventes, feedbacks clients...).

Cette première annonce rapide par e-mail peut parfois être précédée d'un "heads up" (envoi à quelques board members en privé pour les préparer à la nouvelle).

Ensuite, vous reviendrez dessus lors de vos 1:1s formels avec les board members, puis si c'est pertinent lors du board meeting avec tout le monde.

Voilà comment on obtient un... board sans surprise. 🎁


❓ La question

🙋
Et vous, quelles sont vos recettes pour un board sans surprises ?